Automatização de Processos – O que é e como implementar? :: IBC

homem segurando engrenagens na tela do tablet

Confira os benefícios da automatização de processos.

Para aumentar a produtividade e eficiência, cada vez mais empresas vêm investindo na automatização de processos. O uso de softwares de gestão e de sistemas integrados já é indispensável em diferentes setores do mercado. Empreendimentos que ainda apostam em processos manuais acabam ficando para trás em comparação à concorrência.

Padronizar rotinas laborais, reduzir custos, evitar improvisos e adotar políticas compatíveis é essencial para tornar a empresa mais inovadora. No artigo a seguir explicaremos com mais detalhes o que é a automatização de processos e como implementá-la. 

Entenda o que é automatização de processos

Em linhas gerais, a automatização de processos consiste na conversão de processos manuais em processos executados com base tecnológica. Ao contrário do que muitos pensam, o objetivo da automatização não é substituir a atividade humana. Na verdade, seu objetivo é tornar o dia a dia mais fácil através da otimização dos recursos. 

Para realizar a automatização de processos é necessário realizar a coleta, análise e armazenamento de dados. A base dessa conversão está em encontrar formas de tornar as tarefas mais simples, produtivas e ágeis. Assim, é possível reduzir os erros e a necessidade de refação. Também contribui para a extração de informações para monitoramento e elaboração de relatórios. Com uma base de dados mais sólida, é mais fácil tomar decisões coerentes com o mercado. 

Quais são os benefícios da automatização de processos? 

A consequência direta da automatização de processos é a redução de custos operacionais da empresa. A partir disso, é possível centralizar dados, reduzindo ruídos de comunicação e permitindo maior integração entre vários setores da organização, como RH, marketing, financeiro, entre outros. E, claro, a padronização das tarefas permite estabelecer um padrão de qualidade mais elevado. 

Automatizar processos permite reduzir controles paralelos, elevar a qualidade dos produtos/serviços, aumentar as vendas e a fidelização dos clientes. Quando os processos são automatizados, permitem evitar atrasos e tornar as entregas mais consistentes. As empresas que investem na automatização passam a atuar de forma mais precisa e com qualidade em seus segmentos de mercado.

Como implementar a automatização de processos? 

Para que a automatização de processos possa ser implementada, é importante que as empresas invistam na transição do manual para o digital. É necessário compreender que não dá para fazer uma mudança tão significativa quanto essa do dia para a noite. Preparar o ambiente e os colaboradores é essencial. 

Essa preparação diz respeito a desenvolver um planejamento que inicie por coisas simples, como automatizar uma tarefa repetitiva, por exemplo. Essas mudanças devem ser monitoradas e a equipe deve receber todo o suporte necessário. 

Com essa preparação para a transição devidamente feita, chega o momento de implementar realmente a automatização de processos. Confira abaixo os passos para que esse processo seja realizado corretamente. 

1. Elabore um mapeamento completo

Para iniciar a automatização é essencial realizar um mapeamento de todos os processos internos e subprocessos. A partir desse mapeamento, é possível ter uma visão sistêmica da operação como um todo. Com o panorama de dados, é possível realizar uma análise criteriosa para identificar os gargalos, as tarefas que geram retrabalho e o que não agrega. 

Geralmente, nessa etapa se identificam questões como informações descentralizadas, falta de fontes de consulta confiáveis, tarefas manuais que geram retrabalho e arquivos físicos ineficientes. Tais condições demonstram que o capital humano está subutilizado, é possível melhorar o aproveitamento. 

2. Desenvolvimento de processos eficientes 

Com o mapeamento das situações mencionadas acima, é importante se dedicar ao desenvolvimento de processos mais eficientes para eliminar desperdícios e fragilidades. Essa é a etapa em que se deve focar na padronização, lógica e sequenciamento. 

Os estímulos à perda de qualidade devem ser eliminados e modelos com checklists, fluxogramas, entre outros, devem ser adotados. Com esse desenho inicial das mudanças feito, é importante procurar por fornecedores que sejam capazes de tornar realidade as propostas. 

3. Elaboração de cronograma e definição de responsáveis

Como já mencionamos, o ideal é iniciar pelo mais simples para gerar um impacto menos significativo no começo. Dessa forma, é recomendado trabalhar com um cronograma de implementação que esteja dividido em etapas. Os processos devem se integrar em cada módulo. 

É importante adicionar ao cronograma testes que possibilitem identificar e corrigir desvios. Nessa fase, é necessário definir quem serão os responsáveis por cada atividade e etapa. A equipe de implementação deve ser multidisciplinar para que o processo seja conduzido com mais chances de sucesso. 

4. Foco no cliente

Não é incomum que as empresas que desejam automatizar os processos foquem apenas nas melhorias internas. Porém, é essencial que a atenção esteja dirigida também para as necessidades dos clientes. As mudanças devem ser observadas na qualidade do atendimento, na melhoria de produtos e serviços, condições de pagamento, entre outros. 

5. Treinamentos

A automatização de processos demanda uma série de mudanças na abordagem de trabalho dos colaboradores. Por isso, é fundamental que a empresa ofereça treinamentos para seus funcionários. Os profissionais devem ser direcionados e orientados para realizar corretamente as funcionalidades dos sistemas. 

Quando tarefas repetitivas e pouco relevantes são eliminadas, isso permite que o potencial intelectual dos profissionais seja melhor aproveitado. Assim, há o aumento da motivação e do engajamento. 

6. Estabeleça o monitoramento constante

Automatizar processos não é o bastante para alavancar a produtividade. Avaliações constantes para identificar o alcance de resultados também fazem toda a diferença. Indicadores de desempenho devem ser escolhidos para entender se as estratégias estão sendo bem-sucedidas. É uma forma de confirmar o sucesso e entender se algo precisa ser corrigido. 

7. Escolha a ferramenta correta

Para que a automatização de processos seja bem-sucedida, é essencial que sejam escolhidas as ferramentas mais alinhadas com cada contexto corporativo. Na etapa de monitoramento, é importante se atentar para as características mais marcantes da sua empresa. 

De que forma seus funcionários se portam e realizam suas atividades cotidianamente? A partir dessa identificação, é possível escolher as melhores ferramentas para resolver as possíveis demandas que surgirem. Também é preciso que as ferramentas tenham nível de dificuldade de uso adequado ao conhecimento tecnológico dos seus colaboradores.

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José Roberto Marques

Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC – Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.

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