Veja a importância da política de reembolso para sua empresa.

Viagens de negócios e visitas a clientes externos fazem parte da rotina de empresas de diferentes segmentos. Nesse contexto, é bastante comum que seja realizado o reembolso de despesas. Porém, se não há uma política de reembolsos devidamente instituída na companhia, pode se tornar caótico esse processo de comprovação de despesas e ressarcimento.

Quando não há um conjunto bem definido de regras acerca de como fazer a comprovação ou solicitar o reembolso, pode haver margem para uma série de problemas. Ao longo deste artigo, iremos explicar com mais detalhes o que é a política de reembolso e qual é a sua importância para as empresas. Boa leitura! 

O que é política de reembolso?

A política de reembolso consiste no conjunto de regras, normas e processos da empresa em relação ao ressarcimento de gastos dos colaboradores para o exercício de suas atividades profissionais. Esse documento tem como principal função guiar o processo de reembolsos.

Entre as especificações dessa política está a definição de como os recursos financeiros da empresa podem ou não ser utilizados pelos colaboradores. A partir dessas informações, os profissionais sabem qual é o procedimento padrão para serem devidamente ressarcidos por seus gastos relacionados às atividades laborais.

Ter uma política de reembolso bem definida é importante para fortalecer o compliance. Essas normas são essenciais tanto para os gestores que conseguem administrar os ressarcimentos com mais rigor, quanto para os profissionais que conhecem as boas práticas com o dinheiro da empresa. 

Qual é a importância da política de reembolso para sua empresa?

Empresas que não possuem uma política de reembolso bem definida correm uma série de riscos no âmbito da gestão financeira. Não ter definições claras do que pode ou não ser reembolsado para os colaboradores abre margem para conflitos e até mesmo para irregularidades, como fraudes. 

Realizar o reembolso das despesas é fundamental, porém, também é importante haver uma análise rigorosa por parte da gerência. Quando um profissional não é devidamente reembolsado, pode ser aberto até mesmo um processo trabalhista. 

Sendo assim, ter um conjunto de normas e regras diminui o risco de que o reembolso não seja feito. Além disso, é um mecanismo que permite organizar e ter mais controle sobre esses ressarcimentos.

A adoção de uma política de reembolso permite otimizar o processo como um todo e ainda prevenir ações trabalhistas. Processos claros e fáceis de entender aumentam a produtividade e reduzem a burocracia, o que se reflete em maior satisfação para a empresa e para os profissionais. 

Política de reembolso: confira 3 exemplos para aplicar na sua empresa

Em qualquer modelo de política de reembolso, é necessário serem apresentadas informações a respeito do procedimento de solicitação de reembolso e prestação de contas. As regras devem abranger diferentes situações, como viagens corporativas, visitas externas a clientes, entre outras. Todos os itens precisam ser apresentados com texto claro. 

Há três modelos distintos de política de reembolso que podem ser utilizados no seu empreendimento sendo eles: 

• Política de reembolso flexível;
• Política de reembolso simples;
• Política de reembolso detalhada.

Política de reembolso flexível

No modelo flexível, é mais simples preservar os interesses tanto da organização quanto dos colaboradores, independentemente de imprevistos. É um modelo mais utilizado por companhias que prestam serviços a terceiras. Trata-se de uma política que prevê uma cobertura mais ampla. 

Ainda que as diretrizes da contratada não abranjam o ressarcimento dos mesmos gastos, esse modelo garante que ninguém sairá lesado. A flexibilidade é bastante importante, uma vez que quanto mais ampla for a cobertura oferecida à empresa e aos colaboradores melhor será. 

Política de reembolso simples

Esse modelo se caracteriza por ser mais enxuto, nele as despesas são apresentadas sem a necessidade de grande detalhamento. Para iniciar a elaboração desse modelo, é interessante fazer a separação das despesas em categorias. Deve estar claro o que é ou não passível de reembolso dentro desses grupos. 

Ressaltamos que mesmo sendo um modelo simples ainda é necessário informar se recibos, cupons ou somente notas fiscais serão aceitos como comprovantes. Também devem ser definidas as situações em que podem ser utilizados aplicativos de transporte e condições para a compra de passagens. 

Política de reembolso detalhada

Esse modelo também é chamado de política de reembolso completa. Esse nome se deve ao fato de que deve constar informações a respeito da autoridade e responsabilidade do colaborador, especialmente em relação aos seus deveres enquanto estiver fora do escritório. 

Deve ser feita ampla descrição de tópicos como reservas e compras de passagens, assim como aluguel de veículos. Também deve constar quantos níveis de aprovação são necessários para cada nível hierárquico. 

Como criar uma política de reembolso para uma empresa?

Para elaborar uma política de reembolso consistente, é preciso entender os processos já existentes e quais são os seus gargalos operacionais. As perguntas listadas abaixo ajudarão nesse processo para entender a situação atual da empresa: 

• De que forma as solicitações devem ser feitas? 
• Que tipo de despesas a empresa reembolsa?
• Como é feita a prestação de contas?
• Quais são os tipos de comprovante aceitos?
• Qual é o prazo para realizar a prestação de contas?
• Quanto tempo os profissionais levarão até serem reembolsados?

A partir das respostas para essas perguntas é possível ter uma noção básica para dar início ao desenvolvimento de uma política de reembolso sólida. Com essas informações será possível dar sequência ao processo, os passos são os seguintes:

• Elabore uma lista de despesas reembolsáveis com base na lei;
• Estabeleça para quem e quando haverá adiantamento de despesas;
• Calcule e determine quais serão os valores reembolsados para cada pessoa; 
• Elabore um orçamento para viagens;
• Estabeleça regras para a prestação de contas;
• Determine o prazo para a prestação de contas de cada tipo de despesa; 
• Defina qual é o tipo de comprovante aceito para as despesas; 
• Defina como essa política será implementada e como será fiscalizada. 

Seguindo esses passos sua empresa terá uma política de reembolso definida com regras claras. Lembre-se de que a tecnologia pode e deve ser utilizada como uma aliada para a implementação.

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Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC – Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.

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